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중복 파일 찾기를 시작할 때 같은 이름과 같은 내용을 구분해야 합니다. 이름은 같아도 수정 내용이 다를 수 있고, 이름이 달라도 실제 내용은 같을 수 있습니다. 삭제할 사본보다 계속 보관할 기준본을 먼저 정하면 실수를 줄일 수 있습니다.
비교할 항목은 목적에 따라 달라집니다
사진은 촬영 시점, 해상도, 편집 여부를 함께 봅니다. 문서는 본문과 서명, 첨부 요소를 확인합니다. 파일 크기와 수정일은 비교 후보를 좁히는 단서지만 동일함을 보장하지 않습니다. 형식이 다른 문서와 PDF도 서로 대체 가능한지 판단해야 합니다. PDF만 남기면 편집 가능한 원본을 잃을 수 있습니다.
정리 전에 기준본의 위치를 정합니다
가령 계약 관련 자료가 메일 저장 폴더와 프로젝트 폴더에 있다면, 업무 중 참조할 위치를 먼저 정합니다. 상대에게 실제 전달한 사본과 이후 수정본은 내용이 비슷해도 역할이 다릅니다. “더 최신”이라는 이유만으로 전달 당시 기록을 없애지 않습니다.
- 비교 범위를 프로젝트 한 개로 제한합니다.
- 후보를 모으고 각각의 파일을 열어 봅니다.
- 원본·수정본·전달본의 역할을 표시합니다.
- 없애도 되는 사본만 임시 보관 위치로 옮깁니다.
- 관련 작업에 문제가 없는지 확인한 뒤 정리합니다.
자동 도구의 결과도 검토가 필요합니다
내용 비교 도구가 동일한 바이트라고 판정해도 그 경로를 다른 프로그램이 참조할 수 있습니다. 반대로 사진의 부가 정보만 달라도 다른 파일로 잡힐 수 있습니다. 프로그램 내부 폴더나 앱이 관리하는 사진 보관함을 일반 문서처럼 이동시키지 말고, 해당 앱의 정리 기능을 확인합니다.
반복 발생하는 이유까지 없앱니다
중복이 메신저에서 다시 받은 파일 때문에 생긴다면 수신함에서 프로젝트로 옮기는 규칙이 필요합니다. 여러 사람이 수정한다면 기준본의 링크를 공유하는 방식이 도움이 됩니다. 이번 정리의 완료 기준은 삭제 용량보다 앞으로 어느 파일을 수정할지 분명해졌는지입니다.